Chi phí của việc tự tìm nguồn cung ứng: Mạng lưới mua sắm mở rộng giúp người mua ra quyết định tốt hơn ra sao

Tình huống quen thuộc: một người mua, ba báo giá, một thời hạn

Trưởng phòng thu mua tại một doanh nghiệp phân phối thực phẩm cần nguồn cung cho vụ mùa mới của một sản phẩm tươi sống. Nhà xuất khẩu quen thuộc đã gửi giá. Hai đầu mối liên hệ khác từ danh sách hội chợ thương mại cũ cũng đã phản hồi, mỗi bên một định dạng khác nhau: một bên báo giá FOB, một bên báo giá giao tận nơi, một bên lại chưa tính bao bì. Hạn chót đã cận kề, vì vậy người quản lý chọn con số thấp nhất trên bảng báo giá và hy vọng mọi chi tiết phát sinh sẽ ổn thỏa.

Câu chuyện trên chẳng có gì lạ, và cũng không ai làm sai điều gì. Nhưng quyết định đó bị chi phối bởi những ai tình cờ có tên trong danh bạ, chứ không phải dựa trên những gì thị trường có thể cung cấp. Đó chính là chi phí tiềm ẩn của việc tự tìm nguồn cung ứng.

Những điểm mù khi tự mua hàng

Phạm vi tìm kiếm hạn hẹp. Một người mua đơn lẻ chỉ có thể hỏi những nhà cung cấp mà họ đã biết. Những nhà sản xuất phù hợp ở xuất xứ khác, hoặc ở vùng nghịch vụ, có thể không bao giờ nhận được lời mời báo giá.

Quy cách báo giá không đồng nhất. Mỗi nhà cung cấp trả lời một câu hỏi hơi khác nhau: khác nhau về phẩm cấp (grade), quy cách đóng gói, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán hoặc thời hạn hiệu lực. Các đề xuất trông có vẻ so sánh được nhưng thực tế lại không.

Chỉ so sánh giá mua và bỏ quên landed cost tiềm ẩn. Đơn giá có thể nhìn thấy rõ; nhưng cước vận chuyển, bảo hiểm, thuế, kiểm định, xử lý chuỗi cung ứng lạnh, hao hụt và chi phí thanh toán thường bị bỏ sót. Viện Thu mua và Cung ứng Hoàng gia Anh (CIPS) mô tả tổng chi phí sở hữu (total cost of ownership) là việc nhìn xa hơn giá mua ban đầu để tính đến mọi chi phí thu mua và sử dụng sản phẩm — một hướng dẫn chuyên môn chung áp dụng cho cả thực phẩm lẫn thiết bị.

Thời gian theo dõi, tính liên tục và hồ sơ chứng từ. Việc hối thúc các câu trả lời còn thiếu làm mất nhiều ngày. Một nhà cung cấp được chọn cho một lô hàng có thể không đáp ứng được mùa vụ tiếp theo, còn chứng từ, tiêu chuẩn kỹ thuật và hồ sơ truy xuất nguồn gốc thường chỉ được yêu cầu sau khi đơn hàng đã được đặt.

Tự mua hàng so với quy trình tìm nguồn cung ứng bài bản

Quy trình tìm nguồn bài bản, lấy người mua làm trọng tâm thay đổi điều gì

Tìm nguồn cung ứng chiến lược (strategic sourcing), theo giải thích của CIPS, có nghĩa là phân tích nhu cầu và thị trường cung ứng trước khi lựa chọn nhà cung cấp, thay vì chỉ phản ứng bị động trước đề xuất đầu tiên. Một nền tảng tìm nguồn cung ứng lấy người mua làm trọng tâm sẽ đưa nguyên tắc kỷ luật đó vào một quy trình làm việc chuẩn hóa và có thể lặp lại. CIPS mô tả thực tiễn này dưới góc độ tổng quát; tổ chức này không đánh giá hay chứng thực bất kỳ nền tảng nào, kể cả nền tảng này.

Tại Global B2B Group, quy trình bắt đầu bằng một RFQ bài bản: sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc phẩm cấp, sản lượng, điểm đến, thời gian, quy cách đóng gói, chứng từ và điều kiện giao hàng đều nằm trong một yêu cầu duy nhất. Đội ngũ của chúng tôi sẽ xem xét, tiếp cận các nhà cung cấp độc lập phù hợp thay mặt cho người mua và yêu cầu mỗi nhà cung cấp phản hồi theo đúng các trường thông tin giống nhau, giúp đối chiếu các đề xuất trực quan cạnh nhau. Người mua không cần trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp.

Việc so sánh sau đó sẽ bao hàm nhiều yếu tố hơn là đơn giá: cước vận chuyển và cơ sở giao hàng, thời gian giao hàng (lead time), sản lượng tối thiểu (MOQ), điều khoản thanh toán, mức độ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, dịch vụ và các rủi ro còn tồn đọng. Các công cụ miễn phí như công cụ tính landed cost và tổng chi phí giúp người mua kiểm tra các giả định; kết quả tính toán mang tính ước tính, không phải là báo giá của nhà cung cấp.

Quy trình làm việc được ghi nhận bằng văn bản và quyền quyết định luôn thuộc về người mua. Nhà cung cấp không thể trả tiền để mua vị trí hay xếp hạng; Global B2B Group chỉ nhận thù lao từ phía nhà cung cấp nếu giao dịch thành công và công khai rõ ràng điều này. Global B2B Group không phải là nhà sản xuất, chế tạo, người bán hoặc đơn vị vận chuyển. Mọi nhà cung cấp trong danh sách rút gọn và đề xuất cuối cùng vẫn cần sự thẩm định riêng của người mua, cũng như việc xác minh hồ sơ chứng từ, điều khoản và hàng mẫu trước khi đưa ra bất kỳ cam kết nào.

© TrainLearnGrow · CC BY-SA 4.0 · Wikimedia Commons

Từ nhu cầu đến quyết định: quy trình 5 bước

1. Xác định nhu cầu và quy cách kỹ thuật: sản phẩm, cấp độ hoặc công thức, sản lượng, điểm đến, tiến độ, quy cách đóng gói và các chứng từ bạn yêu cầu.

2. Gửi một bản RFQ chuẩn hóa để tất cả nhà cung cấp đều phản hồi cùng một bộ câu hỏi.

3. Đội ngũ của chúng tôi sẽ tìm kiếm các lựa chọn phù hợp và thay mặt bạn tiếp cận các nhà cung cấp tương ứng.

4. So sánh các báo giá dựa trên đơn giá, cước vận chuyển và điều kiện giao hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu, thời gian thực hiện đơn hàng, mức độ đáp ứng về chất lượng và thông số kỹ thuật, hồ sơ chứng từ, điều khoản thanh toán, dịch vụ và tính liên tục của nguồn cung.

5. Tự tiến hành thẩm định — kiểm tra chứng từ, hàng mẫu, thông tin tham chiếu và các điều khoản hợp đồng — sau đó đưa ra lựa chọn, hoặc quyết định không mua.

Ví dụ từ trang trại: tìm nguồn cung ứng thức ăn chăn nuôi

Hãy xem xét một trang trại chăn nuôi đang tìm nguồn thức ăn hỗn hợp hoặc nguyên liệu thức ăn chăn nuôi. Khi tự mua hàng, việc so sánh thường chỉ dừng lại ở giá mỗi tấn từ nhà máy quen thuộc. Một yêu cầu bài bản có thể so sánh toàn diện hơn: công thức hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật được chào, tài liệu về thành phần và dinh dưỡng, thông tin lô hàng và truy xuất nguồn gốc (khi nhà cung cấp có thể cung cấp), độ tin cậy giao hàng, yêu cầu lưu trữ và bảo quản, sản lượng đặt hàng tối thiểu, cước vận chuyển và toàn bộ chi phí giao hàng trọn gói.

An toàn thức ăn chăn nuôi là một phần của quá trình so sánh đó, chứ không phải yếu tố phụ xét sau. Tài liệu Thực hành tốt cho ngành công nghiệp thức ăn chăn nuôi của FAO và IFIF, cùng với Quy phạm thực hành về thức ăn chăn nuôi tốt của Codex Alimentarius quy định các thực hành an toàn xuyên suốt chuỗi thức ăn chăn nuôi. WOAH coi việc mua sắm, bốc dỡ, bảo quản và phân phối thức ăn chăn nuôi là yếu tố có liên quan đến sức khỏe động vật và sức khỏe cộng đồng trong chương về kiểm soát các mối nguy trong thức ăn chăn nuôi. Đây là các tài liệu hướng dẫn quốc tế chung; chúng không đánh giá hay chứng thực bất kỳ nhà cung cấp hoặc nền tảng nào.

Quy trình tìm nguồn cung ứng có thể chuẩn hóa các câu hỏi và hồ sơ tài liệu. Quy trình không thể đánh giá liệu loại thức ăn đó có phù hợp với một đàn gia súc hay đàn gia cầm cụ thể hay không. Các chuyên gia dinh dưỡng, bác sĩ thú y có chuyên môn và cơ quan quản lý địa phương cần xác nhận sự phù hợp và các quy định tại địa phương. Các dự án thức ăn chăn nuôi chuyên biệt được phụ trách bởi nền tảng đối tác trong hệ sinh thái của chúng tôi là FeedMatch.

JFVelasquez Floro · CC0 1.0 · Wikimedia Commons

Giá trị của mạng lưới tìm nguồn cung ứng mở rộng — nhìn nhận chuẩn xác

Khi nhiều người mua cùng sử dụng một quy trình bài bản, đội ngũ sẽ nắm bắt được nhà cung cấp thường gặp khó khăn ở những câu hỏi nào, chứng từ nào hay bị trễ hạn, điều kiện giao hàng giữa các xuất xứ khác nhau ra sao và những tiêu chuẩn kỹ thuật nào dễ gây hiểu lầm. Chúng tôi gọi đây là thông tin thị trường tổng hợp, hay đơn giản là giá trị của một mạng lưới tìm nguồn cung ứng rộng lớn hơn.

Đây không phải là cơ sở dữ liệu giá thu thập từ cộng đồng và Global B2B Group không hề khẳng định như vậy. Những bài học kinh nghiệm được chia sẻ chỉ giúp cải thiện quyết định khi thông tin mang tính cập nhật, có thể so sánh và được thu thập hợp pháp, có đạo đức, trong đó các chi tiết bảo mật của người mua và nhà cung cấp luôn được giữ kín. Việc có nhiều lựa chọn phù hợp hơn có thể giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn; điều đó không hứa hẹn mức giá thấp hơn hay kết quả tốt hơn.

Công nghệ tổ chức công việc; con người kiểm tra bối cảnh

Phần mềm giúp cấu trúc hóa yêu cầu, quy chuẩn các câu trả lời vào cùng một trường thông tin và lưu trữ lịch sử tại một nơi. Con người kiểm tra những gì phần mềm không thể làm: liệu tiêu chuẩn kỹ thuật có hợp lý với thị trường đích hay không, chứng từ có khớp với lô hàng hay không và liệu một đề xuất trông có vẻ rẻ có đang bỏ sót điều gì quan trọng hay không. Quy mô mở rộng danh sách nhà cung cấp có thể tiếp cận và giúp việc so sánh các câu trả lời của họ trở nên dễ dàng hơn.

Bước tiếp theo: mô tả nhu cầu của bạn

Nếu bạn đang lên kế hoạch thu mua nông sản, thủy hải sản, trứng và gia cầm, các mặt hàng cao cấp hoặc thiết bị sản xuất, hãy bắt đầu bằng một yêu cầu tìm nguồn cung ứng bài bản. Hãy mô tả sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, sản lượng, điểm đến và tiến độ, đồng thời chia sẻ những thông tin bạn đã biết về nguồn cung hiện tại của mình.

Người mua sử dụng Global B2B Group miễn phí, và các yêu cầu tìm nguồn cung ứng bắt đầu từ USD 250,000. Đội ngũ của chúng tôi xem xét từng yêu cầu trước khi tiếp cận nhà cung cấp. Bạn là người quyết định chấp nhận đề xuất nào, nếu có.