Tek Başına Tedarik Yapmanın Maliyeti: Geniş Bir Satınalma Ağı Alıcıların Daha Doğru Kararlar Almasına Nasıl Yardımcı Olur?

Tanıdık bir durum: bir alıcı, üç teklif, tek bir teslim tarihi

Bir gıda distribütöründeki satınalma müdürünün, yeni sezon için taze ürün tedarikine ihtiyacı vardır. Her zamanki ihracatçı bir fiyat göndermiştir. Eski bir fuar listesinden iki farklı temas noktası da yanıt vermiştir ancak her birinin teklif formatı farklıdır: biri gemide teslim (FOB), biri adrese teslim, biri ise ambalaj maliyetini hariç tutmuştur. Son teslim tarihi yaklaşmaktadır; bu nedenle müdür sayfadaki en düşük rakamı seçer ve detayların bir şekilde yoluna girmesini umar.

Bu hikayedeki hiçbir şey olağandışı değildir ve kimse yanlış bir şey yapmamıştır. Ancak karar, pazarın ne sunabileceğinden ziyade rehberde tesadüfen kimin kayıtlı olduğuna göre şekillenmiştir. İşte tek başına tedarik yapmanın gizli maliyeti tam olarak budur.

Tek başına alım yapmanın kör noktaları

Dar kapsamlı araştırma. Münferit bir alıcı yalnızca halihazırda tanıdığı tedarikçilere danışabilir. Farklı bir menşedeki veya ters sezondaki uygun üreticilerden hiçbir zaman fiyat teklifi istenmeyebilir.

Tutarsız teklif şartnameleri. Her tedarikçi biraz daha farklı bir soruya yanıt verir: farklı kaliteler, ambalaj boyutları, teslim şekilleri, para birimleri veya geçerlilik tarihleri. Teklifler kıyaslanabilir gibi görünse de aslında öyle değildir.

Yalnızca fiyata dayalı karşılaştırma ve gizli nihai varış maliyeti (landed cost). Birim fiyat görünürdür; navlun, sigorta, gümrük vergileri, muayene, soğuk zincir elleçleme, fire ve ödeme maliyetleri ise çoğu zaman görünmez. Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), toplam sahip olma maliyetini satınalma fiyatının ötesine geçerek bir ürünün edinilmesi ve kullanılmasındaki tüm maliyetleri incelemek olarak tanımlar; bu, gıda ve ekipman için aynı şekilde geçerli olan genel bir mesleki kılavuzdur.

Takip süresi, süreklilik ve belgelendirme. Eksik yanıtların peşine düşmek günler alır. Tek bir sevkiyat için seçilen bir tedarikçi bir sonraki sezonu karşılayamayabilir; sertifikalar, teknik şartnameler ve izlenebilirlik kayıtları ise çoğu zaman ancak sipariş verildikten sonra talep edilir.

Tek başına alım vs. yapılandırılmış tedarik süreci

Alıcı odaklı, yapılandırılmış bir tedarik süreci neleri değiştirir?

CIPS'in açıkladığı şekliyle stratejik satınalma, ilk teklife doğrudan tepki vermek yerine tedarikçi seçmeden önce ihtiyacı ve tedarik pazarını analiz etmek anlamına gelir. Alıcı odaklı bir tedarik platformu bu disiplini tekrarlanabilir bir iş akışına dönüştürür. CIPS bu uygulamayı genel hatlarıyla tanımlar; bu platform dahil herhangi bir platformu incelemez veya onaylamaz.

Global B2B Group'ta süreç yapılandırılmış bir RFQ ile başlar: ürün, teknik şartname veya kalite derecesi, hacim, varış noktası, zamanlama, ambalaj, belgeler ve teslim şekilleri tek bir talepte toplanır. Ekibimiz talebi inceler, alıcı adına uygun bağımsız tedarikçilerle iletişime geçer ve tekliflerin yan yana okunabilmesi için her tedarikçiden aynı alanları yanıtlamasını ister. Alıcıların tedarikçilerle doğrudan iletişime geçmesine gerek yoktur.

Bu sayede karşılaştırma fiyattan daha fazlasını kapsar: navlun ve teslim şartı, teslim süresi (lead time), minimum sipariş miktarı (MOQ), ödeme koşulları, şartname uyumu, hizmet ve açıkta kalan riskler. Nihai varış maliyeti ve toplam maliyet hesaplayıcıları gibi ücretsiz araçlar, alıcının varsayımları test etmesine yardımcı olur; bunların sonuçları tedarikçi teklifi değil, birer tahmindir.

İş akışı belgelenir ve karar alıcıda kalır. Tedarikçiler öne çıkarılmak veya sıralama için ödeme yapamaz (ücretli yerleştirme yoktur); Global B2B Group'a yalnızca bir anlaşma sağlandığında tedarikçi tarafınca ödeme yapılır ve bu durum açıkça belirtilir. Global B2B Group bir üretici, imalatçı, satıcı veya taşıyıcı değildir. Kısa listeye alınan her tedarikçi ve nihai teklif, herhangi bir taahhütte bulunulmadan önce alıcının kendi durum tespitini (due diligence) yapmasını, belgeleri, şartları ve numuneleri doğrulamasını gerektirir.

© TrainLearnGrow · CC BY-SA 4.0 · Wikimedia Commons

İhtiyaçtan karara: beş adımda süreç

1. İhtiyacı ve teknik şartnameyi belirleyin: ürün, kalite sınıfı veya formülasyon, miktar, varış noktası, zamanlama, ambalaj ve talep edeceğiniz belgeler.

2. Tüm tedarikçilerin aynı soruları yanıtlaması için yapılandırılmış tek bir RFQ iletin.

3. Ekibimiz ilgili seçenekleri araştırır ve sizin adınıza uygun tedarikçilerle iletişime geçer.

4. Teklifleri fiyat, navlun ve teslimat koşulları, minimum sipariş miktarı, temin süresi, kalite ve şartname uyumu, dokümantasyon, ödeme vadeleri, hizmet ve tedarik sürekliliği kriterlerine göre karşılaştırın.

5. Kendi durum tespitinizi gerçekleştirin — belgeler, numuneler, referanslar ve sözleşme şartları — ardından seçiminizi yapın veya satın almamaya karar verin.

Çiftlikten bir örnek: hayvan yemi tedariki

Karma yem veya yem hammaddesi tedarik eden bir hayvancılık işletmesini düşünün. Tek başına alım yapıldığında karşılaştırma genellikle her zamanki yem fabrikasından alınan ton başına fiyattan ibarettir. Yapılandırılmış bir talep ise çok daha fazlasını karşılaştırabilir: sunulan formülasyon veya şartname, hammadde ve besin değeri belgeleri, tedarikçilerce sağlandığı durumlarda parti (lot) ve izlenebilirlik bilgileri, teslimat güvenilirliği, depolama ve elleçleme gereksinimleri, minimum sipariş miktarı, navlun ve kapıya teslim toplam maliyet.

Yem güvenliği sonradan akla gelen bir unsur değil, bu karşılaştırmanın ayrılmaz bir parçasıdır. FAO ve International Feed Industry Federation'ın (IFIF) Yem Endüstrisi için İyi Uygulamalar kılavuzu ile Codex Alimentarius'un İyi Hayvan Besleme Uygulama Kodu (CXC 54-2004), yem zinciri genelindeki güvenlik uygulamalarını belirler. Dünya Hayvan Sağlığı Örgütü (WOAH), hayvan yemlerindeki tehlikelerin kontrolü konulu bölümünde yem alımını, elleçlenmesini, depolanmasını ve dağıtımını hayvan ve halk sağlığı ile doğrudan ilişkili kabul eder. Bunlar genel uluslararası rehber belgelerdir; herhangi bir tedarikçiyi veya platformu değerlendirmez veya onaylamaz.

Bir tedarik süreci soruları ve belgeleri düzenleyebilir. Ancak bir yemin belirli bir sürü için uygun olup olmadığını değerlendiremez. Uygunluğu ve yerel gereksinimleri nitelikli besleme uzmanları, veteriner hekimler ve yerel yetkili kurumlar doğrulamalıdır. Özel yem projeleri kardeş platformumuz FeedMatch tarafından yürütülür.

JFVelasquez Floro · CC0 1.0 · Wikimedia Commons

Geniş bir tedarik ağının değeri — net bir ifadeyle

Birçok alıcı aynı yapılandırılmış süreci kullandığında, ekibimiz tedarikçilerin hangi soruları yanıtlamakta zorlandığını, hangi belgelerin geç geldiğini, teslim şekillerinin menşelere göre nasıl farklılaştığını ve hangi şartnamelerin yanlış anlaşılmalara yol açtığını öğrenir. Biz buna kolektif pazar istihbaratı ya da kısaca daha geniş bir tedarik ağının değeri diyoruz.

Bu, kitle kaynaklı bir fiyat veri tabanı değildir ve Global B2B Group böyle bir iddiada bulunmaz. Ortak öğrenim, ancak bilgiler güncel, karşılaştırılabilir olduğunda ve gizli alıcı ile tedarikçi bilgileri korunarak yasal ve etik yollarla toplandığında bir kararı iyileştirir. Daha fazla ilgili seçenek, daha bilinçli bir seçime yol açabilir; ancak daha düşük bir fiyat veya daha iyi bir sonuç vadetmez.

Teknoloji işi organize eder; insanlar bağlamı denetler

Yazılım talebin yapılandırılmış kalmasını, yanıtların aynı alanlarda toplanmasını ve geçmişin tek bir yerde tutulmasını sağlar. İnsanlar ise yazılımın yapamadığını denetler: bir şartnamenin hedef pazar için mantıklı olup olmadığı, bir belgenin sevkiyatla eşleşip eşleşmediği ve ucuz görünen bir teklifin önemli bir unsuru dışarıda bırakıp bırakmadığı. Ölçek, teklif istenebilecek tedarikçi havuzunu genişletir ve yanıtların karşılaştırılmasını kolaylaştırır.

Sonraki adım: neye ihtiyacınız olduğunu belirtin

Taze ürün, su ürünleri, yumurta ve kanatlı eti, premium kategoriler veya üretim ekipmanı alımı planlıyorsanız yapılandırılmış bir tedarik talebiyle başlayın. Ürünü, şartnameyi, hacmi, varış noktasını ve zamanlamayı tanımlayın ve mevcut tedarikiniz hakkında zaten bildiklerinizi belirtin.

Alıcılar Global B2B Group hizmetlerinden ücretsiz olarak yararlanır ve tedarik talepleri USD 250,000 tutarından başlar. Ekibimiz tedarikçilere ulaşmadan önce her talebi inceler. Hangi teklifi kabul edeceğinize —varsa— siz karar verirsiniz.