Gestión de proyectos de compras · Manual
Manual de proyecto de compras: de la idea a la especificación, Gantt, presupuesto, RFQ, evaluación de proveedores y entrega
Siete pasos, seis puertas de decisión y cuatro plantillas editables para comprar líneas de envasado, invernaderos, cámaras frigoríficas y otros bienes de capital sin perder el control del alcance, el plazo ni el dinero.
Equipo de proyectos de Global B2B Group · Publicado
Redactado y revisado por el equipo de proyectos de Global B2B Group a partir de los flujos que admiten nuestras herramientas gratuitas. Es orientación general, no asesoramiento legal, fiscal ni de ingeniería.
Paso 1 — ¿Qué resultado está comprando?
Los proveedores venden máquinas; usted compra un resultado. Escríbalo como cifra: 3.000 bandejas/hora, 12 toneladas de pienso al día, retorno en 36 meses.
Cómo hacerlo
- Indique producto, capacidad, turnos y objetivo de calidad en un párrafo.
- Enumere las restricciones: terreno, energía, techo de presupuesto, fecha de arranque.
- Use el planificador gratuito para ver qué datos de la RFQ faltan.
Error costoso a evitar: Empezar por el modelo de un catálogo: hereda los supuestos del proveedor en lugar de los suyos.
Abrir el planificador de proyectos →Paso 2 — ¿Cómo redactar una especificación que los proveedores puedan cotizar?
La especificación de requisitos de usuario (URS) describe qué debe hacer el equipo, no cómo fabricarlo. Es el documento contra el que se probará en la entrega.
Cómo hacerlo
- Incluya capacidad, gama de productos, servicios (energía, agua, aire), normas de higiene o seguridad y marcados exigidos.
- Separe lo imprescindible de lo deseable.
- Adjunte plano y datos de servicios: los servicios desconocidos causan la mayoría de sorpresas en obra.
Error costoso a evitar: Dejar que cada proveedor escriba la especificación: las ofertas cubren alcances distintos y no se pueden comparar.
Crear la especificación en el generador de RFQ →Paso 3 — ¿Cómo planificar el cronograma en un Gantt?
Un diagrama de Gantt muestra las fases como barras con fechas y sus dependencias. El plazo de fabricación suele ser la barra más larga y condiciona todo lo demás.
Cómo hacerlo
- Use fases, no cientos de tareas: resultado y URS, presupuesto, RFQ, adjudicación, fabricación y FAT, envío y SAT.
- Encadene las fases para que un retraso en la adjudicación mueva la entrega.
- Marque la ruta crítica y revísela cada semana.
Error costoso a evitar: Fijar primero la fecha de arranque y comprimir el plazo del proveedor para que encaje.
Planificar fases en su espacio de comprador (cuenta gratuita) →Paso 4 — ¿Qué costes y cuánta contingencia incluir?
Presupueste CAPEX (equipo, flete, aranceles, instalación) y OPEX anual (energía, mantenimiento, repuestos, personal). Siga cada partida como estimada, cotizada, comprometida y real.
Cómo hacerlo
- Convierta todas las ofertas a una moneda y anote la fecha del tipo de cambio.
- Añada contingencia; es habitual un 5–15 % según la madurez de la especificación.
- Calcule el coste total de propiedad durante la vida útil, no solo el precio.
Error costoso a evitar: Comparar un precio EXW con uno entregado (DAP): flete, seguro y aranceles pueden cambiar el orden.
Comparar coste puesto en destino y TCO →Paso 5 — ¿Qué debe incluir una solicitud de cotización?
Una RFQ es la misma pregunta para todos los proveedores. Preguntas idénticas dan respuestas comparables.
Cómo hacerlo
- Envíe la URS, Incoterm y lugar, moneda, validez e hitos de pago esperados.
- Pida lista de incluido/excluido, plazo desde la aprobación de planos, inicio de garantía y plazo de repuestos.
- Comunique cómo se puntuarán las ofertas.
Error costoso a evitar: Aceptar ofertas en distintos Incoterms o monedas sin normalizarlas antes.
Iniciar una RFQ gratuita →Paso 6 — ¿Cómo evaluar proveedores de forma justa?
Una matriz ponderada convierte el criterio en un número transparente. Acuerde criterios y pesos antes de abrir los precios.
Cómo hacerlo
- Pesos habituales: precio puesto en destino 35, ajuste técnico 25, plazo 15, garantía y servicio 15, condiciones de pago 10.
- Puntúe cada criterio de 0 a 10 con evidencia escrita.
- No adjudique mientras alguna oferta tenga datos pendientes.
Error costoso a evitar: Elegir el precio más bajo y descubrir después que faltan la puesta en marcha o los repuestos.
Usar la calculadora de evaluación de proveedores →Paso 7 — ¿Cómo aceptar el equipo?
La aceptación demuestra que la máquina cumple la URS: prueba en fábrica (FAT) antes del envío y prueba en sitio (SAT) tras la instalación.
Cómo hacerlo
- Incluya los criterios de prueba en la RFQ, no después del pedido.
- Vincule el último pago a una SAT superada.
- Registre los pendientes con responsable y fecha.
Error costoso a evitar: Pagar el 100 % antes del envío y perder capacidad de exigir correcciones.
Usar la lista de verificación FAT →Seis puertas de decisión: ¿cuándo puede avanzar el proyecto?
Una puerta es una reunión breve en la que una pregunta debe responderse con un sí y con pruebas. Si no, el proyecto espera, lo que cuesta mucho menos que corregirlo tras el pedido.
G0 Resultado
¿Es medible el resultado?
G1 Especificación
¿Está la URS redactada y firmada?
G2 Presupuesto
¿Está aprobado CAPEX + OPEX con contingencia?
G3 Envío de RFQ
¿Pueden todos cotizar el mismo alcance?
G4 Adjudicación
¿Está la matriz completa y sin datos pendientes?
G5 Entrega
¿Se superaron FAT y SAT frente a la URS?
Ejemplo de cronograma: una línea de envasado en 39 semanas
Calendario ilustrativo de una línea de envasado importada. Sus plazos dependen del plazo cotizado por el proveedor.
Matriz de riesgos inicial
Puntúe cada riesgo como probabilidad × impacto (1–5 cada uno, de 1 a 25) y revísela en cada puerta, conforme a los principios de ISO 31000.
RiesgoOfertas con alcances distintos
P × I4 × 4 = 16
MitigaciónUn solo paquete RFQ con incluido/excluido
Alerta tempranaPrecios que difieren >20 % sin explicación
RiesgoRetraso del plazo
P × I3 × 5 = 15
MitigaciónPenalización por demora, pagos por hitos
Alerta tempranaPlanos no aprobados a tiempo
RiesgoVariación del tipo de cambio
P × I3 × 3 = 9
MitigaciónAnotar fecha del cambio; valorar cobertura
Alerta tempranaVariación >3 % frente al presupuesto
RiesgoServicios del sitio insuficientes
P × I2 × 5 = 10
MitigaciónEstudio de servicios antes de la RFQ
Alerta tempranaFaltan datos de energía o agua
RiesgoSorpresa arancelaria o de certificación
P × I2 × 4 = 8
MitigaciónConfirmar código HS y marcados
Alerta tempranaSin código HS en la puerta G3
Descargue las plantillas editables
Archivos CSV que se abren en Excel, Google Sheets o LibreOffice. Sin registro.
- Puertas de decisión (.csv)
- Matriz de riesgos (.csv)
- Evaluación de proveedores (con fórmula) (.csv)
- Lista de especificación para RFQ (.csv)
Los encabezados están en inglés para que los archivos sean compatibles entre equipos.
Véalo en las herramientas gratuitas
Pantallas reales de las herramientas enlazadas (interfaz en inglés).
¿Por qué no usar una herramienta genérica de gestión de proyectos?
Fases
Herramienta genéricaTablero vacío que usted diseña
Este flujoPlantilla de fases de compra, de la URS a la SAT
Comparar ofertas
Herramienta genéricaHoja de cálculo aparte
Este flujoCoste en destino con Incoterm, TCO y matriz ponderada
Contacto con proveedores
Herramienta genéricaNo incluido
Este flujoRFQ gestionada opcional: nuestro equipo contacta proveedores por usted
Coste
Herramienta genéricaNormalmente suscripción por usuario
Este flujoHerramientas para compradores gratuitas
Las herramientas genéricas son excelentes para tareas generales; esta comparación solo cubre necesidades específicas de compras.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de compras de un proyecto?
Un plan con fechas que une resultado, especificación, presupuesto, RFQ, selección de proveedor y aceptación, con puertas de decisión entre ellos.
¿Qué debe incluir la evaluación de proveedores?
Criterios ponderados acordados antes de abrir precios —coste en destino, ajuste técnico, plazo, garantía y condiciones de pago—, cada uno puntuado de 0 a 10 con evidencia.
¿Cuánta contingencia necesita un proyecto de equipos?
No hay una regla única; muchos equipos usan un 5–15 %, más si la especificación o el sitio son inciertos. Documente el motivo.
¿Necesito cuenta para usar las herramientas?
No para el planificador, calculadoras, plantillas y generador de RFQ. Solo para guardar un plan en el espacio de comprador (gratuito).
¿Global B2B Group vende los equipos?
No. Somos neutrales; en una RFQ gestionada nuestro equipo contacta a los proveedores en su nombre y usted decide. El servicio gestionado suele empezar en proyectos de 250.000 USD.
Fuentes y normas
- Reglas Incoterms® 2020 — International Chamber of Commerce (ICC)
- Marco de adquisiciones del Banco Mundial — World Bank
- ISO 31000 gestión del riesgo — ISO
- ¿Qué es la gestión de proyectos? (inglés) — Project Management Institute (PMI)
Guías y herramientas relacionadas
Empiece su proyecto con método
Use el planificador, descargue las plantillas y envíe una RFQ clara. Una persona de nuestro equipo revisa cada RFQ enviada.