Leitfaden Beschaffungsprojekt: von der Idee zu Lastenheft, Gantt, Budget, RFQ, Lieferantenbewertung und Lieferung

Schritt 1 – Welches Ergebnis kaufen Sie?

Lieferanten verkaufen Maschinen, Sie kaufen ein Ergebnis. Formulieren Sie es als Zahl: 3.000 Schalen/Stunde, 12 Tonnen Futter pro Tag, Amortisation in 36 Monaten.

So geht's

1. Produkt, Kapazität, Schichten und Qualitätsziel in einem Absatz beschreiben.
2. Randbedingungen auflisten: Standort, Energie, Budgetobergrenze, Inbetriebnahmetermin.
3. Mit dem kostenlosen Projektplaner prüfen, welche Angaben für die Anfrage noch fehlen.

Teurer Fehler: Mit einer Katalog-Typnummer beginnen – dann übernehmen Sie die Annahmen des Lieferanten.

Schritt 2 – Wie schreibt man ein Lastenheft, das Lieferanten anbieten können?

Das Lastenheft (User Requirement Specification, URS) beschreibt, was die Anlage leisten muss – nicht, wie sie gebaut wird. Gegen dieses Dokument wird abgenommen.

So geht's

1. Kapazität, Produktspektrum, Medien (Strom, Wasser, Druckluft), Hygiene- oder Sicherheitsnormen und geforderte Kennzeichnungen angeben.
2. Muss- von Kann-Anforderungen trennen.
3. Hallenplan und Mediendaten beilegen – unbekannte Medien verursachen die meisten Überraschungen vor Ort.

Teurer Fehler: Jeden Lieferanten sein eigenes Lastenheft schreiben lassen – dann sind die Angebote nicht vergleichbar.

Schritt 3 – Wie plant man den Zeitplan im Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm zeigt Phasen als datierte Balken und ihre Abhängigkeiten. Die Lieferzeit ist meist der längste Balken und bestimmt alles andere.

So geht's

1. In Phasen statt Hunderten Aufgaben planen: Ziel & Lastenheft, Budget, Anfrage, Vergabe, Fertigung & FAT, Transport & SAT.
2. Phasen verknüpfen, damit eine verspätete Vergabe die Lieferung automatisch verschiebt.
3. Kritischen Pfad markieren und wöchentlich prüfen.

Teurer Fehler: Zuerst den Inbetriebnahmetermin festlegen und die Lieferzeit passend drücken.

Schritt 4 – Welche Kosten und wie viel Reserve gehören ins Budget?

Budgetieren Sie CAPEX (Anlage, Fracht, Zoll, Montage) und jährliche OPEX (Energie, Wartung, Ersatzteile, Personal). Führen Sie jede Position als geschätzt, angeboten, beauftragt und tatsächlich.

So geht's

1. Alle Angebote in eine Währung umrechnen und das Datum des Wechselkurses festhalten.
2. Reserve einplanen; üblich sind 5–15 % je nach Reife des Lastenhefts.
3. Gesamtbetriebskosten über die Nutzungsdauer betrachten, nicht nur den Kaufpreis.

Teurer Fehler: Einen EXW-Preis mit einem Lieferpreis (DAP) vergleichen – Fracht, Versicherung und Zoll können die Reihenfolge umdrehen.

Schritt 5 – Was gehört in eine Angebotsanfrage?

Eine Anfrage (RFQ) stellt allen Lieferanten dieselbe Frage. Gleiche Fragen ergeben vergleichbare Antworten.

So geht's

1. Lastenheft, Incoterm mit Ort, Währung, Bindefrist und erwartete Zahlungsmeilensteine mitsenden.
2. Liste der enthaltenen/ausgeschlossenen Leistungen, Lieferzeit ab Zeichnungsfreigabe, Gewährleistungsbeginn und Ersatzteillieferzeit anfordern.
3. Bewertungsmethode offenlegen.

Teurer Fehler: Angebote in unterschiedlichen Incoterms oder Währungen annehmen, ohne sie zu normieren.

Schritt 6 – Wie bewertet man Lieferanten fair?

Eine gewichtete Lieferantenbewertung macht Urteile transparent. Kriterien und Gewichte vor dem Öffnen der Preise festlegen.

So geht's

1. Typische Gewichte: Einstandspreis 35, technische Eignung 25, Lieferzeit 15, Gewährleistung & Service 15, Zahlungsbedingungen 10.
2. Jedes Kriterium mit 0–10 und schriftlicher Begründung bewerten.
3. Nicht vergeben, solange Angebote noch Datenlücken haben.

Teurer Fehler: Den niedrigsten Preis wählen und später fehlende Inbetriebnahme oder Ersatzteile entdecken.

Schritt 7 – Wie nimmt man die Anlage ab?

Die Abnahme belegt die Erfüllung des Lastenhefts: Werksabnahme (FAT) vor Versand und Abnahme vor Ort (SAT) nach der Montage.

So geht's

1. Prüfkriterien schon in die Anfrage schreiben, nicht erst nach der Bestellung.
2. Schlusszahlung an eine bestandene SAT koppeln.
3. Restpunkte mit Verantwortlichen und Termin erfassen.

Teurer Fehler: 100 % vor Versand zahlen und damit jedes Druckmittel zur Mängelbeseitigung verlieren.

Sechs Entscheidungstore: Wann darf das Projekt weiter?

Ein Tor ist ein kurzes Meeting, in dem eine Frage mit Ja und Nachweis beantwortet werden muss. Sonst wartet das Projekt – viel günstiger als eine Korrektur nach der Bestellung.

Beispiel-Zeitplan: eine Verpackungslinie in 39 Wochen

Beispielhafter Ablauf für eine importierte Verpackungslinie. Ihre Dauern hängen von der angebotenen Lieferzeit ab.

Start-Risikoregister

Bewerten Sie jedes Risiko mit Wahrscheinlichkeit × Auswirkung (je 1–5, also 1–25) und prüfen Sie es an jedem Tor – in Anlehnung an ISO 31000.

Bearbeitbare Vorlagen herunterladen

CSV-Dateien für Excel, Google Sheets oder LibreOffice. Ohne Registrierung.

• ⬇Entscheidungstore (.csv)
• ⬇Risikoregister (.csv)
• ⬇Lieferantenbewertung (mit Formel) (.csv)
• ⬇Lastenheft-Checkliste für die Anfrage (.csv)

Spaltenüberschriften sind englisch, damit die Dateien teamübergreifend kompatibel bleiben.

Häufige Fragen