ለምግብ ማቀነባበሪያ ወይም ማሸጊያ መስመር RFQ እንዴት መጻፍ እንደሚቻል

ደረጃ 1፦ ምርቶችንና ለሽያጭ ብቁ የሆነውን ውጤት ይግለጹ

ደንበኞች ከሚገዙት ነገር ይጀምሩ፦ የምርት ይዘት፣ ወደ ሂደቱ ሲገባ ያለው ሁኔታ፣ የተጠናቀቀ ምርት ዝርዝር መስፈርት፣ የማሸጊያ ቅርጽና የማከማቻ መስፈርቶች። ወካይ የምርት መረጃና ስዕሎች ያያይዙ። ተለዋዋጭ ባህሪ ላላቸው ምርቶች፣ እንደ ተጣባቂ ግብዓቶች፣ በቀላሉ የሚሰበሩ ቁርጥራጮች ወይም ወጥ ያልሆኑ ልኬቶች ያሉ አስቸጋሪ የአሠራር ሁኔታዎችን ይግለጹ።

የምርት ዓይነቶችን በሰነድ ያስቀምጡ፣ በውል የተወሰኑ የአፈጻጸም መመዘኛዎች የሚያስፈልጓቸውንም ምርቶች ይለዩ። አስገዳጅ ችሎታዎችን ከወደፊት አማራጮች ይለዩ። የተለመደ ስህተት ገደቡን ሳይወስኑ ለተለያዩ ሥራዎች የሚሆን መስመር መጠየቅ ነው፤ በዚህ ጊዜ አቅራቢዎች ተለዋዋጭነትን በተለያየ መንገድ ተርጉመው ዋጋ ያቀርባሉ።

ደረጃ 2፦ የአቅም መለኪያ መሠረት ያስቀምጡ

የሚፈለገውን ለሽያጭ ብቁ ምርት መጠን፣ ከመለኪያ አሃዶች፣ ከፈረቃ አሠራርና ከምርት መርሐ ግብሮች ጋር ይግለጹ። የሚገባውን ግብዓት ክብደት ከተጠናቀቀ ምርት፣ እንዲሁም አጠቃላይ የማሽን ፍጥነትን ከመስመሩ ቀጣይነት ያለው አፈጻጸም ይለዩ። የምርት ተመጣጣኝነት ግምቶችን፣ ውድቅ የሆኑ ምርቶች አያያዝን፣ የጽዳት ጊዜን፣ ከአንድ ምርት ወደ ሌላ የመቀየሪያ ጊዜንና ከቀደሙ የሂደት ደረጃዎች የሚጠበቁ የአቅርቦት መቋረጦችን ያካትቱ።

ለእያንዳንዱ ወካይ ምርት ቀላል የግብዓትና ውጤት የክብደት ሚዛን ስሌትና የአሠራር ሁኔታ መግለጫ ያያይዙ። አቅራቢዎች ሂደቱን የሚገድቡ ክፍሎችንና የታቀዱ ጊዜያዊ የማከማቻ መፍትሔዎችን እንዲለዩ ይጠይቁ። የመሙያ ማሽን ከፍተኛ ፍጥነትን ከመስመሩ አቅም ጋር አኩል አድርገው አይውሰዱ፤ ፍተሻ፣ ማሸግ፣ ማቀዝቀዝ ወይም በቀጣይ ደረጃዎች ያለው አያያዝ የምርት መጠኑን ሊገድብ ይችላል።

RFQዎን ከማውጣትዎ በፊት የዋጋ ሀሳብ ማቅረቢያ መሠረቱን ይምረጡ

ደረጃ 3፦ የንጽህናና የማሸጊያ መስፈርቶችን በሰነድ ያስቀምጡ

የንጽህና ዞኖችን፣ አለርጂ አስከታይ ንጥረ ነገሮች ባሉባቸው ምርቶች መካከል የሚደረጉ ሽግግሮችን፣ የጽዳት ዘዴዎችንና ከምርት ጋር ንክኪ የሚኖራቸውን ቁሳቁሶች መስፈርቶች ይግለጹ። አቅራቢው እንዲያረጋግጥ በታለመው ገበያ ተፈጻሚ የሆኑ ደንቦችንና የደንበኞችን ደረጃዎች ይለዩ። የጽዳትና የምግብ ደህንነት ቁጥጥሮችን ውጤታማነት ማን እንደሚያረጋግጥ ይግለጹ፤ የመሣሪያ የተስማሚነት መግለጫ ብቻ አጠቃላይ ሂደቱ መስፈርቶችን ማሟላቱን አያረጋግጥም።

ለማሸጊያ፣ የቁሳቁስ ዝርዝር መስፈርቶችን፣ ልኬቶችን፣ የሚፈቀዱ የልኬት ልዩነቶችንና የማሸጊያ መዝጊያ መስፈርቶችን ያያይዙ። ኮድ ማተምን፣ ዱካ መከታተልን፣ ፍተሻንና ውድቅ ምርቶች በትክክል መለየታቸውን የማረጋገጥ ሂደት ይወስኑ። አፈጻጸም እርግጠኛ ባልሆነበት ጊዜ በወካይ ቁሳቁሶች ሙከራ እንዲደረግ ይጠይቁ። የማሸጊያ ፎቶ ብቻ ከመስጠት ይቆጠቡ፤ ውጫዊ ገጽታ ብቻ በማሽን የመሥራት ተስማሚነቱን ወይም እንደ እርጥበትና ጋዝ ያሉ ነገሮችን የመከላከል አፈጻጸሙን አያረጋግጥም።

ደረጃ 4፦ የቦታ ሁኔታዎችንና የሥራ ወሰን ድንበሮችን ይወስኑ

የመግቢያ መንገዶችን፣ ንጽህናን የሚጠብቁ የእንቅስቃሴ ፍሰቶችን፣ ከፍታዎችን፣ የወለል ገደቦችንና የጥገና ቦታን የሚያሳይ ልኬቶች ያሉበት የአቀማመጥ ንድፍ ያቅርቡ። የኤሌክትሪክ አቅርቦት፣ የውሃ ጥራት፣ የታመቀ አየር፣ ማሞቂያ፣ ማቀዝቀዣና የፍሳሽ ማስወገጃን ጨምሮ ያሉትን የመሠረተ ልማት አገልግሎቶች አቅምና ሁኔታ ይዘርዝሩ። ግምቶችን እንደ እውነታ ከማቅረብ ይልቅ፣ ያልተረጋገጡ መረጃዎችን በግልጽ ይለዩ።

ለማጓጓዣ መሣሪያዎች፣ ለቁጥጥር ሥርዓቶች፣ ለቧንቧ ሥራ፣ ለሲቪል ሥራዎችና ለሥራ ማስጀመር ኃላፊነት የሚመድብ የመገናኛ ነጥቦች መዝገብ ያዘጋጁ። እያንዳንዱ አቅራቢ የመሠረተ ልማት አገልግሎቶች ፍጆታንና ከፍተኛ ፍላጎትን እንዲያቀርብ ይጠይቁ። እንደ ‘ተከላ በሌሎች ይከናወናል’ ያሉ ግልጽ ያልሆኑ ማግለያዎችን፣ በስም በተለዩ የሥራ ጥቅሎችና በግልጽ በተወሰኑ የግንኙነት ነጥቦች ይተኩ።

ደረጃ 5፦ ቅበላንና ርክክብን ይወስኑ

የዋጋ ሀሳብ ከመጠየቅዎ በፊት በፋብሪካና በተከላ ቦታ የሚከናወኑ የቅበላ ፈተናዎችን ይወስኑ። የሙከራ ምርቶችን፣ የማሸጊያ ቁሳቁሶችን፣ የአሠራር ሁኔታዎችን፣ ቆይታን፣ የመለኪያ ዘዴዎችንና የማለፊያ መመዘኛዎችን ይግለጹ። በማሳያ ቪዲዮዎች ከመተማመን ይልቅ፣ ቀጣይነት ያለውን የምርት አቅም፣ የምርት ጥራት፣ ውድቅ ምርቶች፣ የምርት ቅያሬዎችና አግባብ ያላቸውን በውል የሚጠየቁ የፍጆታ ዋስትናዎች ያካትቱ።

የሙከራ ቁሳቁሶች፣ ኦፕሬተሮች፣ የላቦራቶሪ ምርመራዎችና ድጋሚ ሙከራዎች ኃላፊነትን ይመድቡ። ላላለፉ ፈተናዎች የማስተካከያ ሂደቱን በሰነድ ያስቀምጡ፣ የውል አፈጻጸም ደረጃዎችንም ከተስማሙበት ማስረጃ ጋር ያገናኙ። እንደ ርክክቡ አካል የአጠቃቀም መመሪያዎችን፣ ሥልጠናን፣ የጥገና መርሐ ግብሮችን፣ የመለዋወጫ ዝርዝሮችንና የቁጥጥር ሥርዓቶች መጠባበቂያ ቅጂዎችን ይጠይቁ።

ደረጃ 6፦ የንግድ ምላሾችን ወጥ ያድርጉ

መሣሪያዎችን፣ ልዩ የሥራ መለዋወጫዎችን፣ ጭነት ማጓጓዣን፣ ተከላን፣ ሥራ ማስጀመርን፣ ሥልጠናንና የሚመከሩ መለዋወጫዎችን በተለየ የሚያሳይ የዋጋ ማቅረቢያ ቅጽ ያውጡ። የገንዘብ ዓይነት፣ የዋጋ ሀሳቡ የጸና የሚቆይበት ጊዜ፣ የክፍያ ደረጃዎች፣ የማድረስ ውሎች፣ ግብሮችና ያልተካተቱ ነገሮች እንዲገለጹ ይጠይቁ። የስዕል ማጽደቅ፣ ቅድመ ክፍያና ናሙናዎችን መቀበል ጨምሮ፣ የማድረስ ጊዜ ቆጠራውን የሚያስጀምረው ምን እንደሆነ ይጠይቁ።

በመነሻ ዋጋ ብቻ ሳይወሰኑ፣ እስከ ተከላ ድረስ ያለውን ጠቅላላ ወጪና የማስኬጃ ወጪ ያነጻጽሩ። የሠራተኛ፣ የመሠረተ ልማት አገልግሎቶች፣ የፍጆታ ቁሳቁሶች፣ የጥገናና የአገልግሎት ግምቶችን በተመሳሳይ መሠረት ይሰብስቡ። አቅራቢዎች የዋስትና ሁኔታዎችንና የአካባቢ ድጋፍ ዝግጅቶችን እንዲገልጹ ይጠይቁ። አማራጭ ማሻሻያዎችን መስፈርቶችን ከሚያሟላው መሠረታዊ የዋጋ ሀሳብ ለይተው ያስቀምጡ።

ደረጃ 7፦ ይላኩ፣ ያብራሩ፣ ይገምግሙ

የሰነድ ማውጫ፣ የክለሳ ቁጥር፣ የምላሽ ማቅረቢያ የመጨረሻ ቀንና የማብራሪያ ሂደት ያለው፣ ስሪቱ የሚቆጣጠር RFQ የሰነድ ጥቅል ይላኩ። እያንዳንዱን መስፈርት ‘የተሟላ’፣ ‘በቅድመ ሁኔታ የተቀበለ’ ወይም ‘ያልተካተተ’ ብሎ የሚያመለክት የማሟላት ሰንጠረዥ ይጠይቁ። የዋጋ ሀሳቦች ሊነጻጸሩ እንዲችሉ፣ ጉልህ ተጽዕኖ ያላቸውን ማብራሪያዎች ለሁሉም ተጫራቾች ያጋሩ።

በንግድ መስፈርቶች ደረጃ ከመስጠትዎ በፊት የቴክኒክ ተስማሚነትን ይገምግሙ፣ ከዚያም ከመስፈርቶች የሚያፈነግጡ ጉዳዮችን በጽሑፍ ይፍቱ። ያልተፈቱ አደጋዎችን፣ ኃላፊነት ያለባቸውን ወገኖችና የሚያስፈልጉ ማስረጃዎችን ይመዝግቡ። በዝቅተኛው የዋጋ ሀሳብ ብቻ አይምረጡ፣ ወይም ምትክ አቅርቦቶችን ሳይገመግሙ አይቀበሉ፤ የግዥ ፈቃድ ከመሰጠቱ በፊት የተስማሙበትን የሥራ ወሰን በመጨረሻ ያጽኑ።